1. Eine Reise finden und Übersicht verschaffen
Ausgangspunkt für fast jede Anfrage im Service Center ist die Reiseübersicht. Von hier aus findest du bestehende Reisen und siehst auf einen Blick den Zahlungsstatus aller Belege.
Schritt für Schritt
- In der Reiseübersicht direkt auf den Reisetermin gehen (Unterpunkte sind meist nicht nötig).
- Wenn der Name der Reise bekannt ist: über den Kurznamen suchen.
- Sonst: Suche über Reisemonat, Jugendherberge oder Datum kombinieren.
- Reise geöffnet: auf den 3. Kartenreiter (Belege) wechseln – hier stehen alle Belege dieser Reise.
Wichtig zu wissen
- Rot dargestellte Belege sind Stornos – sie sind aber bereits ausgeglichen, also schon verrechnet.
- Rote Zahl beim Saldo = der Gast schuldet noch Geld. Grüne Zahl = der Gast hat überzahlt (kommt vor, z. B. bei Doppelzahlung).
2. Neue Buchung anlegen – Kontaktdaten erfassen
Ein neuer Auftrag wird immer aus der jeweiligen Reise heraus angelegt, damit Reisedaten automatisch übernommen werden.
Schritt für Schritt
- In der Reise links in der Belegliste auf den Button "Neu" klicken – das Reiseformular öffnet sich, Reisetermin und Belegdaten sind schon ausgefüllt.
- Mit der Postleitzahl beginnen und Enter drücken (funktioniert bei eindeutigem Treffer automatisch).
- Bei Orten aus dem Ausland oder unbekannten Kleinorten: Postleitzahl und Ort einfach frei eintippen.
- Einen Teil des Straßennamens eingeben, Tab, Hausnummer eintragen – rechts erscheinen alle bekannten Adressen dazu.
- Bekannte Person per Doppelklick übernehmen, um Dubletten zu vermeiden. Nur bei echten Neugästen frei eintippen.
- E-Mail-Adresse ausfüllen – wichtig für Kommunikation und Marketing (kein Pflichtfeld, aber gewünscht).
- Falls vorhanden: Handynummer eintragen und ggf. Reiserücktrittsversicherung anhaken.
- Rechts oben den VK-Reisetyp prüfen: normaler Auftrag, Option (mit Deadline) oder Warteliste bei ausgebuchten Freizeiten.
Wichtig zu wissen
- Im System sind rund 3,5 Millionen Adressen hinterlegt – fett dargestellte Treffer waren bereits Gast im Service Center, helle Treffer sind nur aus anderen Quellen bekannt (z. B. Jugendherberge).
- Felder wie Postleitzahl/Ort bleiben frei beschreibbar, falls die automatische Suche keinen Treffer liefert.
3. Teilnehmer erfassen
Auf dem Kartenreiter "Belegpositionen" wird festgelegt, wer tatsächlich mitfährt.
Schritt für Schritt
- Kartenreiter "Belegpositionen" öffnen und auf "Neu" klicken.
- Oben bei "Kontakt/Teilnehmer" prüfen, ob die Person schon aus der Familie bekannt ist (Dropdown).
- Ist niemand passend: Feld leer lassen und Vorname, Nachname, Geschlecht, Alter frei eintragen.
- Passt das Alter zu genau einem Artikel, wird dieser automatisch zugeordnet – bei mehreren passenden Artikeln manuell auswählen.
- Bei Bedarf einen Hinweis eintragen: die linke Notiz erscheint auf dem Beleg/den Listen, die rechte "interne Notiz" ist ausschließlich intern sichtbar (z. B. Zimmerwunsch).
- Mit "Speichern und Schließen" abschließen.
Wichtig zu wissen
- Das Geschlecht ist wichtig, weil Jugendherbergen Zimmer nach Geschlecht getrennt belegen.
- Für weitere, nicht teilnehmerbezogene Positionen (z. B. Mitgliedschaft, Stempelheft) den kleinen Pfeil neben "Neu" nutzen und "Servicecenter-Position" wählen – siehe Kapitel 4.
4. Zusatzpositionen, Texte und Zahlungskonditionen
Neben den Teilnehmern gibt es weitere Kartenreiter, die selten, aber gezielt gebraucht werden.
Schritt für Schritt
- Für Artikel ohne Teilnehmerbezug (z. B. Mitgliedsantrag, Stempelheft): Pfeil neben "Neu" öffnen und "Servicecenter-Position" wählen, dann Artikel auswählen.
- Kartenreiter "Text": hier lassen sich Kopf- und Fußtext für den Beleg ergänzen (z. B. für Visa-Anträge) – wird in der Regel nicht benötigt.
- Kartenreiter "Zahlungskonditionen" öffnen und prüfen: Anzahlungs- und Restzahlungsfristen sind automatisch anhand des Buchungsdatums vorausgefüllt.
Wichtig zu wissen
- Bei Behördenzahlern kann ein abweichender Zahlungsplan hinterlegt sein – kommt selten vor, im Zweifel abwarten.
- Falls das Datum unplausibel wirkt, kann es manuell korrigiert werden.
5. Rechnung fixieren und verbuchen
Erst mit dem Verbuchen wird aus dem erfassten Beleg eine offizielle Rechnung.
Schritt für Schritt
- Alle Angaben (Kontakt, Teilnehmer, Positionen, Zahlungskonditionen) noch einmal prüfen.
- Oben auf "Fix" bzw. "Buchen" klicken.
Wichtig zu wissen
- Solange ein Beleg nicht fixiert/verbucht ist, kann er noch gelöscht werden (z. B. wenn der Gast am Telefon umentscheidet).
- Nach dem Verbuchen erhält der Beleg eine Rechnungsnummer, wird an die Buchhaltung übergeben und der Debitor automatisch angelegt.
6. Dokumente an den Gast versenden
Nach dem Verbuchen müssen Rechnung und Buchungsbestätigung an den Gast raus.
Schritt für Schritt
- Oben rechts auf den Pfeil neben "Sende Dokumente" klicken.
- Versandart "E-Mail" wählen, Prozess "Rechnung Reise" auswählen und mit OK bestätigen.
- Im folgenden Fenster prüfen, welche Dokumente vorausgewählt sind (richtet sich nach den Häkchen an der Buchung, z. B. Reiserücktrittsversicherung → Sicherungsschein).
- Dokumente bei Bedarf abwählen oder zusätzlich hinzuwählen (z. B. Handy-Info-Blatt).
- Fehlt ein Dokument (z. B. AGB), über "Datei einfügen" ganz oben auf weitere im System hinterlegte Dokumente zugreifen – dabei aktive Filter unten beachten und ggf. entfernen.
- E-Mail-Vorschau prüfen, bei Bedarf Text anpassen.
- Erst wenn wirklich verschickt werden soll: "Speichern und Senden" klicken. Zum Testen/Prüfen stattdessen "Schließen".
Wichtig zu wissen
- Die AGB werden nur automatisch mitgeschickt, wenn sie an der jeweiligen Reise als Standarddokument hinterlegt sind – das ist nicht überall der Fall und sollte als Standard geprüft/festgelegt werden.
- Jeder Versand wird automatisch im Kartenreiter "Aktivitäten" protokolliert (wer hat wann was verschickt).
- Eine Rechnung lässt sich jederzeit über denselben Weg erneut verschicken (z. B. auf Kundenwunsch).
7. Aktivitäten-Historie und Buchhaltung einsehen
Alles, was zu einem Beleg passiert ist, lässt sich lückenlos nachvollziehen.
Schritt für Schritt
- Kartenreiter "Aktivitäten" öffnen: zeigt u. a., wer wann welche Dokumente verschickt hat.
- Für Zahlungsdetails zwei Kartenreiter weiter zur "Buchhaltung" wechseln – zeigt offene Posten.
- Unterreiter "Verkaufsbeleg Journal" öffnen: jede einzelne Buchungszeile ist sichtbar (Forderung im Soll, Zahlungseingänge über den Bankauszug).
Wichtig zu wissen
- Ist zu einem Posten kein offener Betrag mehr vorhanden, ist die Zahlung vollständig verbucht.
8. Reise/Kunde ohne Rechnungsnummer finden
Ruft ein Gast an, der seine Reise oder Rechnungsnummer nicht kennt, führt der Weg über den Navigationsbaum.
Schritt für Schritt
- Im Baum links auf "VK Reisedienst" gehen (2. Eintrag von oben) – zeigt alle jemals geschriebenen Rechnungen.
- Beim Feld "Match(Name)" den Nachnamen eingeben.
- Erscheinen keine Treffer: den Vorfilter oben (Standard "Letzte drei Monate") auf "Alle" oder einen größeren Zeitraum umstellen.
- Bei mehreren Treffern (z. B. mehrere Buchungen derselben Familie): den Gast fragen, welche Reise gemeint ist, und die passende öffnen.
Wichtig zu wissen
- Ist die Rechnungsnummer bekannt, geht es schneller: bei "Matchname" reicht der hintere Teil der Nummer.
- Sobald ein Beleg verbucht ist, entspricht der Matchname der Rechnungs-/Reisenummer.
9. Telefonate und Aufgaben dokumentieren
Damit Kolleg:innen im Homeoffice jederzeit den Stand kennen, wird jeder Kundenkontakt dokumentiert.
Schritt für Schritt
- Im Beleg auf den Kartenreiter "Aktivitäten" wechseln.
- Oben in der Leiste die passende Art wählen: Aktivität, Telefonat, Aufgabe oder Termin (im Zweifel reicht "Aktivität").
- Betreff/Matchname eintragen, damit der Eintrag später wiedergefunden werden kann.
- Im Kartenreiter "Notiz" den Gesprächsinhalt ausführlich festhalten (Formatierung möglich) – sichtbar für das ganze Team.
- Für eine Wiedervorlage stattdessen "Aufgabe" wählen: Verantwortliche Person zuweisen, Zeitraum und Erinnerung festlegen.
Wichtig zu wissen
- Aufgaben sind nicht nur für die zugewiesene Person sichtbar, sondern für das ganze hinterlegte Team – praktisch bei Krankheit/Urlaub.
- Über eine Microsoft-Graph-Schnittstelle lassen sich Aufgaben und Termine theoretisch auch nach Outlook synchronisieren (muss vorher eingerichtet werden).
- Eine erneut angeforderte Rechnung wird ganz normal über "Sende Dokumente" (Kapitel 6) oder durch Weiterleiten der vorhandenen E-Mail verschickt.
10. Klärung setzen und Stornierung
Bei Rückfragen oder Reklamationen soll der Beleg nicht automatisch gemahnt werden – dafür gibt es die Klärung.
Schritt für Schritt
- Im Beleg den Kartenreiter "Zur Klärung" öffnen.
- Verantwortliche Person, Frist und eine erklärende Notiz eintragen und speichern.
- Der Beleg erhält eine Kennzeichnung (Fähnchen) in der Liste und läuft nicht mehr ins Mahnwesen.
- Ist die Klärung erledigt: die Fahne/Kennzeichnung im Beleg wieder entfernen.
- — Stornierung: Rechnung suchen (am schnellsten über die Rechnungsnummer, Kapitel 8).
- Beleg öffnen und oben "Dokument stornieren" wählen.
- Im Stornodokument bei Bedarf nur einzelne Positionen entfernen (z. B. wenn nur ein Kind storniert).
- Versand des Storno-Dokuments läuft über denselben Prozess wie eine normale Rechnung (Kapitel 6).
Wichtig zu wissen
- Auch die Klärung funktioniert nur, wenn die Kolleg:innen sie tatsächlich nutzen und im Blick behalten.
- Behördenzahler benötigen in der Regel keine Mahnung – hier reicht es, den Vorgang stehen zu lassen.
11. Dokumentvorschau, Navigation und Verknüpfungen
Zwei Funktionen, die im Alltag viel Zeit sparen: die Dokumentvorschau und das direkte Springen zwischen verknüpften Datensätzen.
Schritt für Schritt
- Über "Anzeigen im Bericht" (neben "Sende Dokumente") lässt sich ein Dokument als Vorschau öffnen, auch bevor es final verschickt wird.
- In der Vorschau kann links direkt "als E-Mail versenden" oder "In Zwischenablage kopieren" (als PDF) gewählt werden – für Einzelfälle wie eine kurzfristig angeforderte Teilnehmerliste.
- Um von einem Dokument direkt zur verknüpften Reise, Jugendherberge oder Organisation zu springen: in das entsprechende Feld klicken (z. B. Reisetermin) und rechte Maustaste.
- Im Kontextmenü erscheint "Datensatz öffnen" mit dem Namen des verknüpften Objekts (z. B. "Öffne Vorgang", "Öffne Jugendherberge", "Öffne Organisation").
- Aus der Organisation heraus lässt sich z. B. direkt die Adresse eines umgezogenen Gastes ändern.
Wichtig zu wissen
- Der direkte E-Mail-/Zwischenablage-Versand über die Vorschau ist kein Standardweg, weil dabei der Bezug zum ursprünglichen Dokument verloren geht – für normale Rechnungsversände weiterhin "Sende Dokumente" nutzen.
- So lässt sich z. B. bei einer Rückfrage zur Reise direkt in die Reise springen, ohne sich Nummern merken zu müssen – Achtung: Datenschutz beachten, keine Auskunft an Dritte geben.
12. Kennzeichen, Freizeiten und Termine
Zum Abschluss zwei Strukturthemen, die beim Verständnis des Systems helfen.
Schritt für Schritt
- Kartenreiter "Kennzeichen" öffnen: hier werden CRM-Merkmale gepflegt, z. B. Interesse an bestimmten Programmen – teils manuell, teils automatisch anhand gebuchter Artikel gesetzt.
- Diese Kennzeichen werden u. a. fürs Marketing genutzt (Newsletter, Zielgruppen-Kampagnen).
- Die Abkürzung neben einem Reisetermin (z. B. "Klettern", Nummer) steht für die zugehörige Freizeit und den Termin – auf den Reisetermin klicken (nicht doppelklicken) und oben links "Öffne Freizeit" wählen.
- In der Freizeit werden alle Termine desselben Angebots im Jahr angezeigt (gleicher Leiter, gleiche Anschreiben, nur andere Daten).
- Beim Zeigen auf einen Reisetermin erscheint ein Tooltipp mit Altersgruppe und freien Plätzen; darunter steht das Kontingent.
Wichtig zu wissen
- Nützlich am Telefon: ist ein Termin ausgebucht, direkt in der Freizeit-Übersicht einen anderen Termin desselben Angebots anbieten.